Một trong những việc cần thiết để hiệu quả hơn trong công việc đó là quản lý thời gian. Việc quản lý tốt thời gian giúp ta có thể tập trung vào những việc quan trọng và mang lại nhiều lợi ích. Điều đó sẽ giúp ta nâng cao hiệu quả thay vì tập trung và làm những việc không giá trị. Dưới đây mình sẽ chia sẻ 7 mẹo nhỏ để giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn nhé.

1. Đặt mục tiêu một cách chính xác

Đặt mục tiêu có thể đạt được và đo lường được. Sử dụng phương pháp SMART khi thiết lập mục tiêu. Về bản chất, hãy đảm bảo các mục tiêu bạn đặt ra là Cụ thể, Có thể đo lường, vừa sức, có đủ nguồn lực và có giới hạn thời gian rõ ràng. Hãy ví dụ bạn đặt mục tiêu mua một ngôi nhà. Bạn không thể chỉ nói bạn muốn một căn nhà. Bạn cần phải làm rõ nó là chung cư hay nhà phố, rộng bao nhiêu mét vuông, trang trí theo phong cách nào, ở vị trí nào, giá bao nhiêu, sau bao lâu thì bạn có thể mua được. Nếu không bạn rất khó chọn được một ngôi nhà như ý và mua được nó đúng vào thời gian bạn mong muốn.

2. Ưu tiên cho những điều quan trọng

Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Ví dụ: xem xét các công việc hàng ngày của bạn và xác định đó là:

Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những việc khủng hoảng và ảnh hưởng trực tiếp đến bạn và những điều quan trọng với bạn. Nếu bạn không xử lý ngay nó có thể trở nên một vấn đề trầm trọng. Các công việc này cần được thực hiện ngay lập tức. Ví dụ như trả nợ ngân hàng, Chữa bệnh, thoát khỏi ngôi nhà cháy v.v…

Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những việc quan trọng tới cuộc sống của bạn, sự nghiệp của bạn, người thân của bạn. Nhưng chưa có thời hạn hoặc có thời hạn hoàn thành rất xa. Những việc này bạn cần phải lên kế hoạch để thực hiện càng sớm càng tốt. Ví dụ như học tập và phát triển bản thân, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và đối tác v.v…

Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những việc này thông thường là những việc quan trọng với người khác, nhưng họ làm cho nó thành quan trọng với bạn bằng cách khiến nó trở nên gấp rút. Đây được gọi là những việc lấy cắp thời gian của bạn. Thật ra những công việc này bạn không làm cũng không ảnh hưởng gì đến bạn cả. Nên nếu bạn nhận biết được những công việc này. Hãy loại bỏ nó. Ví dụ về những việc này như, bạn bè rủ đi nhậu, bạn bè gọi bạn ra nghe đàn đúm nói xấu người khác hoặc các cuộc điện thoại chào hàng v.v…

Không khẩn cấp và không quan trọng: Đây là những việc vô bổ và không mang lại giá trị gì. Giống như bên trên, bạn cần tránh vướng vào những việc này. Ví dụ của những việc này là quan tâm vào đời tư của giới showbiz, xem tivi quá nhiều v.v

3. Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành nhiệm vụ

Đặt ra các giới hạn thời gian để hoàn thành công việc giúp bạn tập trung và hiệu quả hơn. Nỗ lực thêm một chút để quyết định xem bạn cần dành bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ cũng có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Bằng cách đó, bạn có thể lập kế hoạch để đối phó với chúng. Một ví dụ là việc học thi Toeic của mình cách đây 10 năm, vì mình không giới hạn thời gian nên dù mình đã học 2 năm nhưng hầu như chả có kết quả gì. Nhưng khi mình có đủ cam kết để giới hạn trong 2 tháng là thi, thì chỉ 2 tháng mình đã đạt được mục tiêu của mình.

4. Nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ

Khi làm nhiều công việc mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung hơn. Dành một ít thời gian để nghỉ ngơi giữa các công việc để giải tỏa đầu óc của bạn và làm mới bản thân. Bạn có thể chợp mắt một chút, tập yoga trên ghế, đi dạo hoặc thiền định.

5. Lên lịch trình một cách cụ thể và sử dụng hệ thống nhắc nhở

Sử dụng app lịch làm việc và hệ thống nhắc nhở của điện thoại hoặc máy tính để quản lý thời gian lâu dài hơn. Viết ra thời hạn cho các công việc, cuộc hẹn quan trọng trong ngày, trong tuần, trong tháng để dễ dàng coi lại và nhắc nhở bản thân. Bạn càng rõ ràng và chi tiết, bạn càng dễ quản lý công việc của mình.

6. Loại bỏ các nhiệm vụ / hoạt động không cần thiết

Như mình đã nói ở trên. Có những việc quan trọng và không quan trọng. Hãy liệt kê ra những việc không quan trọng và đưa vào danh sách loại bỏ. Khi đó bạn sẽ thấy bạn có nhiều thời gian hơn bao giờ hết.

7. Lên kế hoạch trước

Hãy chắc chắn rằng bạn bắt đầu mỗi ngày với hình dung rõ ràng về những gì bạn hoàn thành trong NGÀY. Hãy tạo thói quen viết ra những việc bắt buộc phải hoàn thành ngày hôm sau khi kết thúc một ngày làm việc. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng ưu tiên và tập trung vào những điều quan trọng vào ngày hôm sau